Varnost e-računovodstva

Elektronsko računovodstvo dandanes čedalje bolj izpodriva tradicionalno računovodstvo. Omogoča hitrejši in enostavnejši pretok informacij, hkrati pa zagotavlja manjše stroške poslovanja, hitrejši odzivni čas in zmanjša možnost napak. Pojavlja pa se vprašanje glede varnosti elektronskega računovodstva. Ker gre za občutljive podatke, ki lahko podjetju ob zlorabi povzročijo veliko škode, računovodski servisi pri spletnem poslovanju uporabljajo različne varnostne mehanizme. Za varnost elektronskega računovodstva skrbijo šifre in požarni zidovi.

Seveda ne smemo pozabiti na gesla, ki služijo za vstop v e-računovodstvo. Dejstvo je, da lahko za varnost veliko stori uporabnik sam: večina ljudi ne uporablja dovolj varnih gesel. Uporabljajo enostavna gesla, ki si jih sami najlažje zapomnijo, pri tem pa pozabljajo, da je enostavna gesla lahko uganiti in potemtakem ne nudijo nobene zaščite. Priporočjiva je uporaba dolgih gesel, sestavljenih iz številk in črk, pri čemer naj geslo nima posebnega pomena.

Strežniki, ki hranijo podatke, so zavarovani tudi pred škodo, ki bi jo utegnile povzročiti naravne nesreče, napake v programih, napake uporabnikov, porušitev sistema in podobno. Računovodski servisi namreč skrbijo za redno arhiviranje oziroma za izdelavo varnostnih kopij, prav z namenom ohraniti podatke in informacije v omenjenih primerih.

Računovodski servisi

Računovodski servisi so podjetja, ki se ukvarjajo z računovodskimi in knjigovodskimi storitvami, poleg tega pa večina računovodskih servisov nudi tudi razna svetovanja, predvsem davčno svetovanje. Nekateri izmed večjih računovodskih servisov vam lahko v primeru, da ste želji znanja, nudijo tudi najrazličnejša izobraževanja. Le ta ponavadi bazirajo na osnovah računovodstva, davkih, dohodkih in prihodkih itd. V primeru, da bo oz. da računovodski servis za vas že opravlja storitev elektronskega računovodstva je ena izmed dolžnosti, da vas o uporabi vse programske opreme tudi nekoliko podučijo, vsaj osnov uporabe.

En izmed najpogosteje uporabljenih in najbolj dovršenih računovodskih programov je Pantheon, ki ga je izdelalo in ga redno posodablja podjetje DataLab iz Ljubljane. Uporaba tega programa bo pohitrila večino računovodskih procesov, poleg tega pa boste vedno lahko dostopali do svežih novic in zakonov glede poslovanja. Ena izmed večjih prednosti je tudi ta, da lahko do podatkov dostopate praktično kadarkoli in kjerkoli, edina omejitev je le dostop do spleta. Zaradi delne avtomatizacije procesov se močno zmanjša tudi možnost napak pri vnosu podatkov, saj se vsi prej vneseni podatki že hranijo v bazi, zato ponovno vnašanje ni potrebno. To bi lahko bila tudi ena izmed največjih prednosti, saj napaka pri računovodstvu lahko pomeni veliko finančno izgubo, lahko tudi tožbo.

Predvsem zaradi naštetih prednosti oz. razlogov vam svetujemo, da se pred najemom računovodskih storitev s servisom posvetujete o možnosti elektronskega računovodstva in izobraževanju oz. uvajanju v le tega.